随着计算机技术和网络技术的发展,信息化管理逐渐成为各个企业的重要管理手段。办公自动化对于提高工作效率和工作质量以及广泛的利用社会各种信息资源具有重要的作用,已成为事业单位进行管理工作的重要手段和内容,特别是对于事业单位管理工作效率的提升,办公自动化可谓是发挥了不可替代的作用。文章基于事业单位管理工作效率的提升,对办公自动化建设和应用的意义进行了探讨。

1.有利于事业单位实现档案管理的自动化和一体化

档案是众多企事业单位、机构和组织等在社会活动中形成文字、视频、图像以及其他信息的原始记录,也可作为历史的真实记载,因此,档案管理工作对于事业单位的发展具有特殊的意义。档案管理工作主要任务是对档案进行收集、整理、检定、储存、检索等,而自动化办公使档案记载、保存形式等先进和丰富起来,将自动化办公融入事业单位的档案管理中,档案管理人员能够充分运用办公自动化系统和软件,对资料进行准确、快速、自动化的管理,并保证档案信息的真实性、可靠性和安全性;另外,在传统的档案管理工作中,档案资料的处理和管理是两个独立的环节,分工明确,一般由不同的工作人员进行档案的处理和管理,但是随着自动化办公的引入,事业单位逐渐转变了管理观念,在管理方式上逐渐走向统一,不再将档案管理工作看作是一项独立的工作,而是一项将单位文件管理工作和档案管理工作融为一体的综合性工作,将档案管理过程看作是工作人员加工信息的全过程。总之,自动化办公对于事业单位实现档案管理工作的自动化和一体化具有重要的意义。

2.能够加快事业单位信息化管理进程

办公自动化是一项服务于某种目标的系统,它主要是通过计算机技术、通信技术等发展起来的,可以说,没有信息化,也就不会有现代化,因此,广大事业单位想要实现信息化和现代化,必须将建立信息化办公模式作为一项重要的工程,不断将计算机技术、通信技术和网络技术等应用到办公当中,使单位的各项管理工作通过计算机技术、通信技术以及网络技术办公来完成,这对于简化管理工作程序、提高工作效率有着积极的意义。与此同时,事业单位也必须认识到,信息化建设是一个复杂且系统的过程,不能一蹴而就,它不仅涉及到计算机技术、网络技术、通信技术等,还涉及到管理学科、行为学科、工程学科、系统学科等,特别是办公自动化系统,它在信息化管理系统中的地位非常重要。对于事业单位的信息化管理系统来说,有针对性的对办公自动化系统进行规划和设计并科学应用于办公业务中,不仅能够确保信息传递的真实性、快捷性和安全性,还能够使信息化管理系统的功能作用不断扩展和延伸,使其充分发挥网络信息化的作用,加快了信息化管理进程。